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为什么企业要做SOP?

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为什么企业要做SOP?


SOP是标准操作程序(Standard Operation Procedure) 的英文首字母缩写。从对SOP的上述基本界定来看,SOP具有以下一些内在的特征:

SOP是一种程序。SOP是对一个过程的描述,不是一个结果的描述。同时,SOP又不是制度,也不是表单,是流程下面某个程序中关于控制点如何来规范的程序。

SOP是一种作业程序。标准作业指导。SOP是一种操作层面的程序,是实实在在的,具体可操作的,不是理念层次上的东西。如果结合ISO9000体系的标准,SOP是属于三级文件,即作业性文件。

SOP是一种标准的作业程序。所谓标准,在这里有最优化的概念,即不是随便写出来的操作程序都可以称做SOP,而一定是经过不断实践总结出来的在当前条件下可以实现的最优化的操作程序设计。说得更通俗一些,所谓的标准,就是尽可能地将相关操作步骤进行细化,量化和优化,细化,量化和优化的度就是在正常条件下大家都能理解又不会产生歧义。

SOP不是单个的,是一个体系,虽然我们可以单独地定义每一个SOP,但真正从企业管理来看,SOP不可能只是单个的,必然是一个整体和体系,也是企业不可或缺的。余世维在他的讲座中也特别提到:一个公司要有两本书,一本书是红皮书,是公司的策略,即作战指导纲领;另一本书是蓝皮书,即SOP,标准作业程序,而且这个标准作业程序一定是要做到细化和量化。

01为什么企业要做SOP

企业做SOP的目的和意义,从企业的根本目的来看,无非是为了提高管理运营能力,使企业获得更大的效益。从稍微细化的角度,我们可以从以下两个方面来进行简单的分析。 

1、为了提高企业运行效率

由于企业的日常工作有两个基本的特征,一是许多岗位的人员经常会发生变动,二是一些日常的工作的基本作业程序相对比较稳定。不同的人,由于不同的成长经历、性格、学识和经验,可能做事情的方式和步骤各不相同。即使做事的方式和步骤有相同,但做每件事的标准和度仍会有一些差异,比方说,我们经常会在一些窗口行业看到“微笑服务”,他们的经理人员和上级也会对员工有这样的要求,但到底什么是微笑,可能每个人都会有不同的理解。而对于客户来说,他希望得到的是确确实实的微笑,且从每一位员工那里得到的感受也应该是大体上相同的。因此,我们就可以通过SOP的方式将微笑进行量化,比方说“露出8颗牙齿”就是微笑。这样就将细节进行量化和规范了。

同时,由于SOP本身也是在实践操作中不断进行总结、优化和完善的产物,在这一过程中积累了许多人的共同智慧,因此相对比较优化,能提高做事情的效率。通过每个SOP对相应工作的效率的提高,企业通过整体SOP体系必然会提高整体的运行效率。

2、为了提高企业运行效果

由于SOP是对每个作业程序的控制点操作的优化,这样每位员工都可以按照SOP的相关规定来做事,就不会出现大的失误。即使出现失误也可以很快地通过SOP加以检查发现问题,并加以改进。同时,有了SOP,保证了我们日常工作的连续性和相关知识的积累,也无形中为企业节约了一些管理投入成本。特别是在当今经济全球化、竞争全球化的知识经济时代,更是如此。从每一个企业的经营效果来看,关键的竞争优势在于成本最低或差异化。对于同等条件的竞争企业来看,差异化往往不是在硬件,而是在软件。软件的差异化又往往不是在大的战略方面,而是在具体的细节。细节的差异化不体现在理解上,而体现在能否将这些细节进行量化,也即细节决定成败。因此,从这个意义上来看,SOP对于提高企业的运行效果也是有非常好的促进作用。

02如何做SOP

做SOP的方式可能由于基本不同的管理模式和管理方式,会有一定的区别。从国内公司的实际情况来看,我们大体上可以按以下几个步骤来进行:

1、确定流程

先做流程和程序。按照公司对SOP的分类,各相关职能部门应首先将相应的主流程图做出来,然后根据主流程图做出相应的子流程图,并依据每一子流程做出相应的程序。在每一程序中,确定有哪些控制点,哪些控制点应当需要做SOP,哪些控制点不需要做SOP,哪些控制点是可以合起来做一个SOP的,包括每一个分类,都应当考虑清楚,并制定出来。 

2、明确步骤

确定每一个需要做SOP的工作的执行步骤。对于在程序中确定需要做SOP的控制点,应先将相应的执行步骤列出来。执行步骤的划分应有统一的标准,如按时间的先后顺序来划分。如果对执行步骤没有把握,要及时和更专业的人员去交流和沟通,先把这些障碍扫除掉。 

3、制定SOP

套用公司模板,制定SOP。在这些问题都搞清楚的前提下,可以着手编写SOP了。按照公司的模板在编写SOP时,不要改动模板上的设置;对于一些SOP,可能除了一些文字描述外,还可以增加一些图片或其他图例,目的就是能将步骤中某些细节进行形象化和量化。 

4、执行操作

用心去做,才能把SOP做好。由于编写SOP本身是一个比较繁杂的工作,往往很容易让人产生枯燥感觉,但SOP这项工作对于公司来说又非常重要,公司在这方面也准备进行必要的投放,特别是从时间用2到3年的时间来保证,因此我们必然用心去做,否则不会取得真正好的效果,甚至走到形式主义的负面去了。正象一位劳模所说,“认真做事只能把事情做对,用心做事才能把事情做好”,并用这句话和大家共勉。

03SOP的延伸范围

编制SOP是一件枯燥而且耗时很长的事情,也听同行抱怨编制SOP,耗时耗力多,作用小而且得不到领导老板认可的一件事情,更说这事情本就不该由IE来做,IE应该去现场,多去改善,改善那些立竿见影的才是。这个想法不敢评论,但是,这种想法,我有过,而且现在还是有。之所有有这样的想法,是因为在一个产线没有安定的生产环境下,去要求产线人员按照SOP去做,用标准的动作去作业,是一件让别人难以接受的事情,你会发现,就在产线的周围,到处都是浪费,到处都有问题,而这些又没有得到改善,强烈要求生产按照SOP去做,是不可行的。所以,要让SOP发挥真正的作用,还得先让生产线安定下来。(安定的生产,是要求产线人员安定,设备安定,物料安定,工装夹具安定。在这里,我们不对安定化生产做讨论,以后有机会我们再讨论安定化生产这个话题。)

安定化以后,对SOP要求就会逐步加高,达到真正的标准化作业,SOP里面每一个字都得在员工作业中有所体现。当然,初期或许SOP准确度不高,不过这没有关系,关键就在后继的SOP不断修改过程中,让SOP趋于完美。IE的理念之一就是追求完美,一个职能就是制定标准,标准也是一个暂时的标准,不是永久的标准,所以标准也是要不停的修改才对。 

SOP延伸之一:标准工时

标准工时的设定无外乎有两种,一种是测量法,一种是动作分析法(包含IE所有的动作研究)。其中测量法是对现状的情况进行确定而制定标准工时,这种方法是在满足现状的情况下做的,也就是说这种方法不是一种对标准工时与生产过程改善的方法;而动作分析法,是根据标准动作计算得出的时间,加上学习曲线,宽放等制定标准工时。动作分析法的标准动作,也正是要在SOP中得到体现,标准工时也可参照SOP中的节拍时间去制定。因此,在编制SOP的时候,详细的分析SOP的各个动作,确定准确的节拍时间,也确定出标准工时出来。SOP此一延伸,可以用到动作分析法,也可完成标准工时的制定这一项工作。 

SOP延伸之二:线平衡

众所周知,线平衡分析首先要去测量线体各个工位的作业时间,然后对其分析,最后是改善。改善后势必会有许多工位的作业内容都不一样了,这个时候也就要去修改SOP。那么在最初制定SOP的时候,如果把握得好,一次性就可将线平衡做好点,那么后继的线平衡工作就可以少做。但并不是不做,而也要时常去关注线平衡,更要分析线体不平衡的原因,有的情况下,还得修改SOP,更重要的是用PDCA循环,让SOP更加完美。 

SOP延伸之三:工装夹具的制作

在编制SOP的时候,要充分的考虑到作业的难易程度,适当的制作一些工装夹具,而这些工装夹具又都影响到作业的时间长短,同样影响到线平衡,也影响到标准工时。因此在编制SOP的初期,考虑工装夹具是必要的。若在后发现可以制作工装,那么也会打破原来的SOP标准,也可用ECRS,对作业进行改善,那么SOP也要重新编写。使用的工装夹具也要在SOP的工冶制具中体现出来。如此一来,编制一套SOP也要用到ECRS的手法,更要有制作工装夹具的能力。 

SOP延伸之四:人力需求

编制SOP一个重要点就是安排多少个工位问题,它直接反应需要多少人力,但这些是直接人力,那么间接的辅助人力又会有多少。在编制的时候也是要考虑清楚的,这样,对于我们在后期编制人力需求计划的时候,就会更加的清楚。并且在分析SOP的时候,更可以分析一个人员作业多少内容,针对设备很多的产线,更要进行人机分析。也就是说,编制SOP不单要确定直接人力与辅助人力,还要对设备与人力搭配问题进行分析。 

SOP延伸之五:品质及过程控制

SOP都要写入一些常见的注意事项,此注意事项是在长期的生产过程中发现的问题,在不断的加入到注意事项里面的,所以是否能清楚的将注意的地方告诉给作业员,这是SOP中的一个重点,也是品质与过程控制的重点。如果一个企业推行TQC,告诉作业员所有的在各个工位可能出现的品质问题,这些是该在SOP中得到体现。针对新产品,更要进行PFMEA分析(失效模式分析),告诉作业员,这样更快的发现和解决问题,提高过程控制的能力。 

SOP延伸之六:物流、产线设计

SOP中需要明确的标示出各工位需要的物料,编制时更要清楚各物料体积大小,要考虑这些物料如何配送更加准确安全,每次配送多少,每次配送的时间长短,用什么容器进行配送等等,并要做到避免物料使用错误的防呆措施。SOP并非单单告诉员工如何作业,也不单单只是要求作业注意些什么。SOP在编制时,也要考虑到用什么样的生产线形式,更加适合该产品生产,因此在编制SOP的时候也要考虑生产线如何去设计,或者是如何去改善产线。同理,物料的配送方式与产线的确定,那么新的Layout也该有新的方法。这个对于新产品更显作用。 

SOP延伸之七:现场5S

似乎5S与SOP根本就沾不上边,但并非如此。前面提到SOP要确定各工位要使用的工装夹具,更要确定各工位的物料摆放以及三定如何去做。工装夹具放到那个位置更加合适,不是该SOP提到的工装及物料如何清理出去。所以根据SOP去控制现场的5S也是一种很好的方法,那关键是你的SOP中是否都将该用工具写清楚。

SOP不仅仅只是一个作业指导性的文件,它包含了整个生产现场,也包含了整个工艺工程,品质过程,它更涉及到更多的IE知识。编制SOP,是可以训练我们很多东西,除了提到的IE几个方面,还有那些IE的基础知识,都包含在里面。更有一些是无法看到的能力培养,比如说,全局观能力,编制一套SOP,需要从整个工艺过程去考虑,要想到各个工位之间的关系,要考虑到整体平衡,从而看到物流,线体设计等等;全局观能力与相对应的细致能力,SOP中涉及到动作分析,工装夹具,这些都是细致的东西。编制SOP,要进得去,也出得来。把握全局,更关注细节。这对于做管理,也是一个很重要的能力。因此,编制SOP,不但是IE知识的基础累计,也是IE基础工作的开始,更是发展IE的基石,还训练管理的能力。

SOP是基础,也正是因为它是一门基础,所以包含了IE里面很多部分,也许远不止前面提到的这些,还有多少那就请各位水友多多提出了。

文章来源:光华博雅

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